外贸报价单怎么写：让价格和条件一起被看懂
报价单的价值是让客户知道：这个价格对应什么商品、什么数量，以及什么交付条件。下面用虚构纸礼盒订单说明写法，帮助你减少往返确认。
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填写步骤 / 01
1. 先复述这次询盘的范围
确认客户要的是哪种材质、尺寸、型号、包装与数量。比如“小号礼盒”应补成“再生纸礼盒 GB-S，20 × 15 × 8 cm”。印刷、内衬或包装方式尚未确认时，写明本次价格按哪种配置计算。
填写步骤 / 02
2. 中英文字段各自说明什么
用字段解释清楚信息，而不是只翻译标题。可选择最终单据语言，仍要检查产品名与备注有没有按客户需要填写。
| 中文字段 | 英文表达 | 要说明的内容 |
|---|---|---|
| 报价号 | Quotation No. | 识别当前报价 |
| 产品描述 | Description | 型号、材质、尺寸和配置 |
| 数量 / 单价 | Quantity / Unit Price | 数量条件与计价单位 |
| 币种 | Currency | 例如 USD，不能只写模糊货币符号 |
| 有效期 | Valid Until | 报价到哪一天有效 |
| 交货期 | Lead Time | 所需时间及起算条件 |
| 付款方式 | Payment Terms | 比例、节点与双方拟定安排 |
| 备注 | Remarks | 包装、费用范围、交货地点等补充条件 |
填写步骤 / 03
3. 数量、单价与金额一起核对
虚构报价为 200 件 GB-S 礼盒 × USD 4.50 = USD 900.00，100 件 GB-L 礼盒 × USD 6.60 = USD 660.00，商品合计 USD 1,560.00。若单位改成“套”或“箱”，单价与对应包含数量也必须随之确认。
按不同订购数量给不同价格时，应明确每个价格的数量条件。报价单上的合计仅代表已列项目，不应让客户误以为还包括未说明的运费、保险或其他费用。
填写步骤 / 04
4. 有效期与交货期写得可执行
例如“报价有效至 2026-10-29”“收到预付款并确认样品后 25 天”分别回答价格何时到期、生产时间从何时起算。这些只是填写示例，实际日期与条件由业务双方确认。
交付地点、费用包含范围和包装安排写入备注；如使用贸易术语，应核实双方理解及所需的具体地点，不要只留一个缩写。
填写步骤 / 05
5. 在线制作并保持版本清楚
选择 QT 类型后，复用客户和产品资料，填写价格、有效期、付款与交货期，按需添加规格列。选择中文或英文，检查预览并导出 PDF。
客户调整配置或数量时，更新价格并标识当前版本。订单条件确认后，可按最终拟交易内容准备 PI；本工具提供独立类型的制单入口，不表示会自动把报价单转换为 PI。