形式发票怎么做：从拟下单内容到可发送的 PI
制作形式发票的重点是把客户需要确认的交易内容写清楚。这里用一笔虚构花盆订单说明填写顺序；它是外贸业务资料示例，不是国内税务开票教程。
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填写步骤 / 01
1. 先准备可核对的资料
整理客户确认过的抬头、地址、联系人、产品型号、数量和币种。把仍待确认的事项列出来，例如包装、交货期或运费范围，不要用旧模板中的默认文字替代确认。
- 卖方与买方资料、PI 编号和日期。
- 产品配置、数量单位、单价与币种。
- 有效期、付款安排、运输或交货说明。
- 若需要展示银行信息，准备经过核实的收款资料。
填写步骤 / 02
2. 列商品表，再核对金额
虚构订单包含 120 件 CP-10 花盆，单价 USD 6.80；80 件 CP-15 花盆，单价 USD 9.20。先确认两个型号的规格与单位，再计算对应行金额。
| 商品 | 计算 | 商品金额 |
|---|---|---|
| CP-10 花盆 | 120 PCS × USD 6.80 | USD 816.00 |
| CP-15 花盆 | 80 PCS × USD 9.20 | USD 736.00 |
| 合计 | 816.00 + 736.00 | USD 1,552.00 |
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3. 把付款与有效期写完整
“30% 预付款，70% 发货前支付”可以作为说明填写方式的示例，但正式单据应使用双方实际约定。单写“T/T”不能表达付款比例与节点。
给出明确有效期，并说明拟定交期从哪一条件满足后开始计算。运费或保险费是否包含、货物交付在哪里，都应按实际业务说明，避免客户把不同价格条件直接比较。
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4. 在编辑器预览关键区域
从 PI 页面进入制作，选择在线模板，填写商品、有效期、付款与装运信息。若需要银行资料，检查公司设置以及当前模板中银行区域是否显示。选择单据语言后，核对长地址、商品规格与备注有没有缺失。
网页界面语言和最终单据语言可以不同。想发送英文 PI，应确认单据语言与产品英文描述，而不是只把网站菜单切成英文。
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5. 保存、发送并管理修订
核对后保存并导出 PDF。客户改数量、币种或付款安排时，更新内容并明确当前编号、日期或版本；不要让客户继续按旧附件确认。DHL 对 PI 的解释强调其报价、估价用途，因此后续实际交易资料仍要另行核对。
参考资料
官方资料与适用范围
以下承运商资料用于理解单据和字段。各页面有自身业务与地区背景，具体运输要求以本次货物、目的地及承运商确认结果为准。